EU Hinweisgeber-Richtlinie ("Whistleblower-Richtlinie") - einfach erklärt
Immer wieder kommt es vor, dass in Unternehmen gegen Gesetze und geltende Regeln verstoßen wird. Diese Missstände fallen manchmal erst spät auf, da sie häufig vertuscht werden. Viele Verstöße werden jedoch irgendwann öffentlich. Meist braucht es hierzu Personen, die diese Regel- und Gesetzesverstöße publik machen.
Diese Menschen werden Hinweisgeber oder auch Whistleblower genannt.
Seit 2019 hat die EU eine neue Richtlinie auf den Weg gebracht. Ziel hierbei ist es, die Hinweisgeber, die meist aus den betroffenen Unternehmen stammen, vor Nachteilen im Beruf oder gar Kündigungen zu schützen, wenn diese firmeninterne Verstöße offenlegen. Zudem können die Hinweisgeber durch die Richtlinie im Ernstfall auf Schadensersatz klagen.
Was genau besagt also diese Richtlinie und was muss ein Unternehmen tun, um diese korrekt umzusetzen?
Im Grunde werden Unternehmen – auch in Deutschland – dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle für solche Vorfälle bereitzustellen. Einige Beispiele für interne Meldestellen wären: Eine telefonische Melde- Hotline, IT-Kommunikationsplattformen wie zum Beispiel eine anonyme E-Mail-Kontaktmöglichkeit oder der persönliche Austausch mit einer Kontaktperson.
Gerade die letzte Möglichkeit stößt in Rahmen der EU-Richtlinie an ihre Grenzen: Die Anonymität der Hinweisgeber muss nämlich zu jedem Zeitpunkt gesichert sein und auch IT-Administratoren des Unternehmens dürfen nicht auf die Kommunikation zugreifen. Aus diesem Grund können auch vom Unternehmen beauftragte externe Dienstleister, welche geschützte Kommunikationskanäle bereitstellen, diese Rolle für das Unternehmen übernehmen. Wichtig: All das muss immer DSGVO-konform sein.
Zuständig für die interne Meldestelle soll laut Richtlinie die am besten dafür geeignete Person sein. Das kann also Personalleitung, Compliance Officer, CFO oder sonstige Abteilungen betreffen. Die Einrichtung der Meldestelle muss bis zum 17.12.2021 für alle Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden geschehen sein. Bei Unternehmen mit über 50 Mitarbeitenden muss die interne Meldestelle bis zum 17.12.2023 eingerichtet sein.
Und was passiert dann mit Meldungen zu Regelverstößen? Sieben Tage nach Meldungseingang muss dieser vom Unternehmen bestätigt werden. Drei Monate danach müssen konkrete Maßnahmen ergriffen worden sein. Die Hinweisgeber können sich auch an externe Meldestellen, wie zum Beispiel Aufsichtsbehörden oder an die Öffentlichkeit direkt wenden. Es wird aber empfohlen, erst mit der internen Stelle zu kommunizieren.
Auch wenn die Einrichtung einer entsprechenden Meldestelle zunächst mit Aufwand verbunden ist, kann es für Unternehmen eine Chance sein, frühzeitig auf Missstände im eigenen Haus aufmerksam zu werden. Etwaig hohe Strafzahlungen oder Reputationsschäden können so verhindert werden.
Mit der Richtlinie werden also nicht nur Mitarbeitende vor negativen Folgen beim Hinweisgeben geschützt. Auch Unternehmen profitieren durch eine gelebte positive Fehlerkultur, die Transparenz und Fairness schafft.