Erklärvideo: Hinweisgeberschutzgesetz - einfach erklärt (2023)
Immer wieder kommt es vor, dass in Unternehmen gegen Gesetze und geltende Regeln verstoßen wird. Diese Missstände fallen manchmal erst spät auf, da sie häufig vertuscht werden. Viele Verstöße werden jedoch irgendwann öffentlich. Meist braucht es hierzu Personen, die diese Regel- und Gesetzesverstöße publik machen. Diese Menschen werden Hinweisgeber oder auch Whistleblower genannt.
Bereits 2019 hat die EU deswegen die sogenannte „Whistleblower-Richtlinie“ eingeführt. Ziel hierbei ist es, die Hinweisgeber, die meist aus den betroffenen Unternehmen stammen, vor Nachteilen im Beruf oder gar Kündigungen zu schützen, wenn diese firmeninterne Verstöße offenlegen. Zudem können die Hinweisgeber im Ernstfall auf Schadensersatz klagen. So eine Richtlinie allein ist aber noch nicht unbedingt gesetzlich bindend. Das wird sie erst, wenn sie in den einzelnen Mitgliedsstaaten zum Gesetz wird. Hierfür gibt es in Deutschland seit 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz.
Was genau besagt dieses Gesetz also und was muss ein Unternehmen tun, um dieses korrekt umzusetzen? Im Grunde werden Unternehmen dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle für solche Vorfälle bereitzustellen. Einige Beispiele für interne Meldestellen wären: Eine telefonische Melde-Hotline, IT-Kommunikationsplattformen wie zum Beispiel eine anonyme E-Mail-Kontaktmöglichkeit oder der persönliche Austausch mit einer Kontaktperson. Gerade die letzte Möglichkeit stößt in Rahmen des Gesetzes aber an ihre Grenzen: Mit der Identität der Hinweisgebenden muss nämlich vertraulich umgegangen werden und auch IT-Administratoren des Unternehmens dürfen nicht auf die Kommunikation zugreifen.
Aus diesem Grund können auch vom Unternehmen beauftragte externe Dienstleister, welche geschützte Kommunikationskanäle bereitstellen, diese Rolle für das Unternehmen übernehmen. Wichtig: All das muss immer DSGVO-konform sein. Zuständig für die interne Meldestelle soll die am besten dafür geeignete Person sein. Das kann also Personalleitung, Compliance Officer, CFO oder sonstige Abteilungen betreffen. Die Einrichtung der Meldestelle ist für Unternehmen mit über 50 Mitarbeitenden Pflicht. Ebenso verpflichtet sind auch öffentliche Einrichtungen und Städte und Kommunen mit mehr als 10000 Einwohnern.
Und was passiert dann mit Meldungen zu Regelverstößen? Sieben Tage nach Meldungseingang muss dieser vom Unternehmen bestätigt werden. Drei Monate danach muss mitgeteilt werden, welche Maßnahmen ergriffen wurden oder ergriffen werden sollen. Die Hinweisgeber können sich auch an externe Meldestellen, wie zum Beispiel Aufsichtsbehörden oder an die Öffentlichkeit direkt wenden. Es wird aber empfohlen, erst mit der internen Stelle zu kommunizieren. Auch wenn die Einrichtung einer entsprechenden Meldestelle zunächst mit Kosten und Aufwand verbunden ist, kann es für Unternehmen eine Chance sein, frühzeitig auf Missstände im eigenen Haus aufmerksam zu werden. Etwaig hohe Strafzahlungen oder Reputationsschäden können so verhindert werden.
Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz werden also nicht nur Mitarbeitende vor negativen Folgen beim Hinweisgeben geschützt. Auch Unternehmen profitieren durch eine gelebte positive Fehlerkultur, die Transparenz und Fairness schafft.